0
Comment limiter les retards de paiement en améliorant votre service client ?

Comment limiter les retards de paiement en améliorant votre service client ?

Optimiser le traitement des missions administratives : c’est la fonction majeure des solutions de gestion et de comptabilité informatisées. Ces solutions libèrent du temps, limitent les erreurs et offrent au client final le choix dans le mode de paiement : portefeuille électronique, carte bancaire, prélèvement, moyens de règlement. Des avantages qui permettent de renforcer la relation client au long cours.

Tout le monde sait compter… mais tout le monde n’est pas comptable ! Pour aider patrons de TPE/PME, artisans et autres micro-entrepreneurs qui considèrent la gestion financière de leur entreprise comme une corvée, des entreprises ont conçu des logiciels de comptabilité et de gestion connectés. Leur fonction principale : décharger les entreprises de tâches administratives très chronophages effectuées au détriment de la relation client, essentielle au développement des entreprises et à la pérennisation d’une activité. Explications en trois points.

Limiter les erreurs

Les solutions de gestion et de comptabilité informatisées automatisent en premier lieu les virements et réduisent les erreurs humaines de saisie. Une fois la solution de gestion connectée à celle de paiement telle que Paypal, Stripe ou GoCardless, le client recevant la facture peut effectuer son règlement directement en ligne ou accepter la mise en place des prélèvements correspondants.

Les risques de fausse manipulation sont donc diminués. Un filet de sécurité bienvenu pour ne pas se tromper de destinataire au moment du règlement. Les solutions de comptabilité et de gestion informatisées affichent également si les factures sont réglées ou à relancer, afin d’identifier en un clin d’œil quel client rappeler en cas d’impayé. Ce système évite, entre autres, de solliciter par erreur un partenaire à jour dans ses paiements et de compromettre sa crédibilité. Ne pas savoir gérer ses factures peut être en effet perçu comme un manque de professionnalisme par vos clients.

Se consacrer davantage aux missions prioritaires

Selon une étude 2017 de l’éditeur de logiciels Sage, les entreprises consacreraient 1 journée par mois en moyenne à la gestion des règlements. Et sur une année, 15 joursseraient utilisés pour relancer les partenaires business à la suite de retards de paiement. Des tâches qui pourraient être automatisées afin de gagner un temps précieux. Cadres, commerciaux ou entrepreneurs pourraient, de facto, se consacrer à leur mission numéro un : satisfaire au mieux les demandes clients pour fidéliser leurs partenaires. Installer une solution de paiement, c’est pouvoir se concentrer davantage sur son cœur de métier.

Proposer différents paiements sécurisés

Paypal , Stripe, Go Cardless… ces différents moyens de paiement populaires par portefeuille électronique, carte bancaire ou prélèvements sont proposés par les logiciels de règlement et couvrent l’essentiel des besoins clients en matière de transaction financière. Une offre omnicanal qui sera appréciée par vos clients : ils pourront payer leurs factures comme ils l’entendent, en fonction de leurs besoins ou de leurs envies. Évidemment, toutes ces plateformes de transactions financières sont sécurisées et garantissent des transactions sans mauvaise surprise. Elles sont par ailleurs proposées par le logiciel de paiement Sage, qui propose une personnalisation poussée des moyens de paiement.

L’évolution de l’activité comptable

L’évolution de l’activité comptable

La Clinique Internationale du Parc Monceau est un établissement privé de santé situé à Paris. Fondée en 1970, cette Clinique généraliste a développé une expertise dans le traitement des pathologies gynécologiques, la chirurgie des pathologies liées à l’obésité et la chirurgie de la main. Elle héberge également un des plus grands centres de dialyse privé de Paris. Deux cents salariés y travaillent au côté des cent cinquante médecins qui y exercent en libéral. L’activité médicale de la Clinique est encadrée par son conventionnement avec la Sécurité Sociale. En dehors des actes médicaux, son chiffre d’affaires provient de la vente des services hôteliers et annexes favorisant le confort des patients lors de leur séjour et des honoraires versés par les praticiens pour la mise à disposition des plateaux techniques et du personnel infirmier et administratif. En 2016, la Clinique Internationale du Parc Monceau réalisait un chiffre d’affaires de 25 millions d’euros. Pour gérer son activité comptable, la Clinique a choisi Sage FRP 1000cloud.
Entretien avec Jean-Michel Robin, Directeur administratif et financier.

Gagner en ergonomie et en souplesse pour l’activité comptable

« Jusqu’en 2013 nous utilisions un outil métier pour gérer la facturation auprès des clients, des caisses primaires d’assurance maladie et la comptabilité générale. Il était devenu obsolète, autant dans la forme que dans ses fonctionnalités : il manquait d’ergonomie et de souplesse. Suite à un rachat, le prestataire a décidé de conserver les aspects métiers et d’abandonner la partie comptabilité. Nous devions donc identifier quel logiciel comptable du marché pouvait répondre à nos besoins. Nous voulions un logiciel pouvant s’adapter aux spécificités de notre mode de fonctionnement, un logiciel performant pour tenir nos livres auxiliaires et notre comptabilité générale, simple d’utilisation tout en répondant parfaitement aux exigences fiscales, notamment le suivi de la TVA. »

Sage FRP 1000cloud : le choix de la modularité

Parthena Consultant, partenaire Sage, a remporté le marché grâce à sa volonté de répondre à nos problématiques et à sa capacité technique d’accompagner notre Clinique dans cette évolution. « La collaboration avec Parthena a été facile et nous a apporté une vraie valeur ajoutée : d’une part ils connaissaient bien notre marché ce qui nous a fait gagner du temps et d’autre part, ils ont été très présents et proactifs sur l’accompagnement de notre structure dans le déploiement et la prise en main de Sage FRP 1000cloud. Les consultants du cabinet ont su soulager notre équipe et assurer une mise en place dans les délais prévus. En 2016 nous avons intégré une deuxième Clinique dans notre périmètre de gestion. »

Ce fut l’occasion d’opérer une mise à niveau du logiciel et d’interfacer notre outil de gestion des achats avec Sage FRP 1000cloud. C’est un gain d’efficacité considérable puisque cela nous évite une double saisie des factures. Mon équipe peut se consacrer à des tâches d’une plus grande valeur ajoutée.

« Grâce à l’ampleur des fonctionnalités nous sommes dans un processus d’amélioration continue : tous les trimestres nous intégrons de nouvelles fonctionnalités dans nos usages. »

Cela nous permet d’automatiser des tâches que nous faisions auparavant à la main, comme les rapprochements bancaires, les situations mensuelles.

« En cas de disfonctionnement les équipes de Parthena sont extrêmement réactives : non seulement nous avons une réponse dans la demi-journée mais elles prennent toujours le temps d’expliquer les origines du problème et nous transmette les bonnes pratiques pour éviter que cela arrive de nouveau. »

Des process sécurisés et une organisation plus souple

La mise en place de Sage FRP 1000cloud favorise l’autonomie des collaborateurs.

Le logiciel est à la fois simple à comprendre et à utiliser. Les nouveaux collaborateurs peuvent s’auto-former sans problème. J’ai gagné également en fiabilité et en sécurité dans la gestion administrative car pour chaque utilisateur je peux paramétrer ses accès et l’étendue de ses actions. Il peut ainsi monter en compétence dans son domaine de connaissances jusqu’à la maîtrise de l’outil sans risque pour d’autres activités. Notre organisation est donc plus réactive et l’activité comptable plus solide.

« Et il me reste de nombreuses fonctionnalités à découvrir pour exploiter pleinement le logiciel, nous pouvons aller encore plus loin avec Sage et Parthena ! »

La confiance des partenaires externes renforcée

Jean-Michel Robin confirme.

Pour toutes nos obligations réglementaires Sage FRP 1000cloud est un gage de fiabilité aux yeux de nos partenaires externes. C’est une solution bien implantée dans les entreprises françaises, elle est connue des experts-comptables, des commissaires aux comptes et de l’administration fiscale.

« Ils savent que les extractions des données sont solides et constituent des éléments fiables. Nous pouvons même leur fournir un compte d’accès pour qu’ils s’y connectent directement et cherchent les informations dont ils ont besoin. Ce qui fait gagner du temps à l’ensemble des intervenants. »